内部通報制度の取り組み

グループ内部通報制度の改善と適正な運用について

日本郵政グループ各社においては、コンプライアンス違反等の早期発見と対応を行うため、内部通報窓口を各社のコンプライアンス統括部署及び社外の法律事務所に設けるほか、金融営業専用の通報窓口を社外に設置しています。
当社グループでは、2020年度以降、「社員の声は財産であり、声を寄せる社員もまた貴重な財産である」との基本認識のもと、内部通報制度について、社員がより安心して積極的に声を寄せられる制度となるよう、改善に取り組んでいます。

まず、グループの基本認識を浸透させるため、トップメッセージを繰り返し発信するとともに、通報情報の共有範囲の厳格化及び通報者保護を徹底した規程類を整備するなど、通報者保護の仕組みを整え、2021年9月には、各種通報・相談を一元的に受け付け、窓口担当者とセキュアにやり取りができるポータルサイト「ワンストップ相談・通報プラットフォーム」、通報の受付から調査、対応結果の報告などすべての過程を外部の弁護士などからなる「外部専門チーム」が行う仕組みも導入しました。

2022年度には、更なる利用促進に向け、通報・相談方法の多様化を図るため、外部専門チームにおいて、電話とEメールによる受付を開始するとともに、制度を所管する内部通報制度管理室(日本郵政コンプライアンス統括部)の担当者等が、グループ各社の職場等において、直接、利用者となる社員に対し、制度の利用方法や通報者保護の仕組み等を説明する「キャラバン活動」を実施するなど、積極的な周知活動を進めてきました。
こうした制度の抜本的改善に取り組んだ結果、2022年度には、グループ各社で合計4,125件の通報が寄せられ、この件数は、前年度比で約1.8倍、制度改善前の2019年度との比で約2倍となるなど、以前より多くの社員により制度が利用されています。

2023年度は、社内窓口においても、電話による通報・相談を受け付けるなど、利便性の更なる向上を図っています。また、日本郵政と日本郵便においては、弁護士等の複数の外部専門家から構成される公正・中立な第三者機関(不服審査会)が個別の通報・相談等への対応に係る不服申立ての審査を行う不服審査制度を導入し、内部通報制度の適正な運用を確保しています。不服審査会からは、不服審査を通じて把握した実務上の課題等に関して、定期的な改善提言を受け、制度の運用改善に活用するなど、PDCAサイクルを回しています。
不服審査会 委員名簿別ウィンドウでPDFを表示[PDF:64kバイト]

さらに、当社グループでは、制度の利用により寄せられた社員の声を、個別事案の是正等にとどまらず、通報者等の秘密保持を図りながら潜在的なリスク等の早期検知、業務・手続や職場環境等の改善に活用することにより、組織の自浄作用の発揮に努めております。

今後も、実効性等について第三者による客観的な評価を受けながら、より多くの社員が安心して利用でき、また、利用の意義等を感じられる制度として機能するよう、グループ内部通報制度の一層の改善に努めます。そして、制度の利用実績等を適時・適切に開示することにより、グループのコンプライアンス経営を推進し、企業価値向上に努めます。

ワンストップ相談・通報プラットフォーム

通報者からポータルサイト(・私用のスマートフォンからも利用可能
・利用者のニーズに合った通報・相談窓口に案内・チャット機能で窓口担当者と秘密保持を徹底したやりとり)を介し、社内通報窓口、ハラスメント相談、外部専門チームの担当者へ。社員の声の活用:内部通報として寄せられた社員の声を、潜在的なリスク等の早期検知、業務・手続や職場環境等の改善に活用

外部専門チーム

外部専門チームは、通報受付、意向確認、調査、通報者へのフォローアップを行う。・弁護士、傾聴スキルを備えた産業カウンセラー、デジタルフォレンジック技術者等が、中立・客観的な立場で、受付、調査などを実施・潜在するリスク事象の把握や経営課題の発見等に向けた活動を実施

日本郵政グループの内部通報件数

2019年度 2020年度 2021年度 2022年度 2023年度
上半期
日本郵政 全体 40 67 54 79 21
社内窓口 21 45 30 56 12
社外窓口 19 22 24 23 9
日本郵便 全体 1,779 1,629 2,024 3,253 1,614
社内窓口 1,287 1,193 1,313 1,783 842
社外窓口 492 436 711 1,470 772
ゆうちょ銀行 全体 212 194 130 241 95
社内窓口 149 146 95 161 52
社外窓口 63 48 35 80 43
かんぽ生命 全体 52 116 94 387 181
社内窓口 40 95 53 149 66
社外窓口 12 21 41 238 115
合計 全体 2,083 2,006 2,302 4,125 1,983
社内窓口 1,497 1,479 1,491 2,149 972
社外窓口 586 527 811 1,976(注) 1,011(注)
  1. 注 会社が特定できないもの等を含む。